correspondencia

 

Pasos para crear un documento principal y realizar la combinación de correspondencia:

Paso 1: Crear el documento principal

  1. Abre Microsoft Word.
  2. En el menú superior, haz clic en la pestaña "Correspondencia".
  3. Haz clic en "Iniciar combinación de correspondencia". Aparecerá un menú desplegable con varias opciones, como "Cartas", "Etiquetas", "Sobres", etc.
  4. Selecciona "Cartas" (o el tipo de documento que deseas crear).
  5. Se abrirá un documento en blanco donde podrás escribir el contenido de tu carta o documento. Aquí es donde escribirás el texto común para todos los destinatarios.

Paso 2: Conectar con los datos (fuente de datos)

Para realizar la combinación de correspondencia, necesitas una fuente de datos que contenga la información personalizada de los destinatarios. Esto puede ser una hoja de cálculo de Excel, una lista de contactos en Outlook o una base de datos de Access.

  1. Haz clic en "Seleccionar destinatarios" en la pestaña "Correspondencia".
  2. Elige "Usar una lista existente..." si tienes una hoja de Excel u otro archivo de datos.
  3. Busca y selecciona el archivo con la lista de destinatarios. Este archivo debe tener columnas con la información que deseas personalizar, como nombres, direcciones, correos electrónicos, etc.
  4. Selecciona la hoja o tabla correspondiente si tu archivo tiene varias opciones.

Paso 3: Insertar campos de combinación

Ahora que tienes el documento principal y los datos de los destinatarios, debes insertar los campos de combinación en el documento para personalizar el contenido de cada carta o documento.

  1. Coloca el cursor donde quieras insertar un dato variable (por ejemplo, el nombre del destinatario).
  2. Haz clic en "Insertar campo de combinación" en la pestaña "Correspondencia".
  3. En el menú desplegable, verás las columnas de tu fuente de datos. Por ejemplo, si tienes una columna llamada "Nombre", selecciona "Nombre" para insertar ese campo en tu documento.
  4. Repite este paso para insertar otros campos, como "Dirección", "Ciudad", etc., donde sea necesario.

Paso 4: Ver los datos combinados

Es importante asegurarte de que los datos se insertarán correctamente en el documento antes de finalizar la combinación.

  1. Haz clic en "Vista previa de los resultados" en la pestaña "Correspondencia".
  2. Esto te permitirá ver cómo se verá tu documento con los datos de los destinatarios. Puedes navegar entre los registros con las flechas de navegación para ver cómo se aplican los datos de cada persona.

Paso 5: Finalizar la combinación de correspondencia

Una vez que estés satisfecho con la vista previa, es momento de finalizar la combinación y generar los documentos personalizados.

  1. Haz clic en "Finalizar y combinar" en la pestaña "Correspondencia".

  2. Selecciona "Imprimir documentos" si deseas enviar los documentos a una impresora o "Crear documentos" si deseas guardarlos como un nuevo archivo de Word o en otro formato.

    • Si seleccionas "Crear documentos", podrás elegir si quieres generar todos los documentos (por ejemplo, todas las cartas) o solo un rango específico de registros.























video:

https://www.youtube.com/watch?v=D1UB0MzVH3M






bibliografia:

Configurar una nueva lista de combinación de correspondencia con Word. (s/f). Microsoft.com. Recuperado el 7 de noviembre de 2024, de https://support.microsoft.com/es-es/office/configurar-una-nueva-lista-de-combinaci%C3%B3n-de-correspondencia-con-word-1a752328-b1b5-4865-96a2-e0acd561fe6f



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